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信息和沟通不通畅引起的法律风险与防范

更新时间:2020-07-28 14:47:53点击次数:113次字号:T|T
相关介绍

经典案例回放

案例:

2003年年初,中国航天科工集团柳州长虹机器制造公司审计处在进行公司2002年报审计中发现这样一个反常现象:公司2001年、2002年的民品销售收入分别为4563万元、5323万元,呈上升趋势;财务反映的废旧物资销售的数量分别是863吨、510吨,废旧物资销售的收入分别是78万、45万元,呈下降趋势。正常情况下,生产过程中发生的边角料等废旧物资应该与生产规模同比例增长或下降,但财务数据反映的却是不合理的趋势。审计处对公司物资处的废旧物资的回收、销售、收款等情况进行了重点审计。

经审计,发现物资处处长、综合室主任、仓库主任、废旧回收站站长、计划员等4人为了小团体的利益,通过收买门卫,擅自出售废旧物资数量81.5吨,截留款额91200元,截至审计时,已经将私自出售和截留的销售收入私分50605.80元(涉及63人,每人500元至2000元不等),同时擅自决定降价销售废旧物资,造成损失1.4万元。

这起舞弊案件暴露出严重的内部管理问题。物资处废旧物资的回收、分类、登记、过磅、合同、出售、收款、门卫检查等业务流程环节均出现失控:

(1)超越授权处置业务。废旧物资的出售业务需要计划处签合同,价格变动则需财务处审批,同时还需获得主管领导的审批。但2002年下半年大部分废旧物资的出售违反了上述分工。在物资处内部也出现越权行为,即很多废旧物资没有经过物资处内部专门设置的废旧物资回收站而由处长指定没有此项业务权限的综合室主任直接处理。

(2)违反职务分离原则授予或办理业务。在废旧物资出售业务处理以及物资计量环节均没有遵守职务分离原则,做到经济业务的授权批准与该业务执行相分离由不同的人员处理,出现了批准人(物资处处长)亲自参与销售的执行业务,即与客户处理降价、交款等业务,综合室主任参与废旧物资过磅,未能做到过磅员专司其职,上述现象都导致销售过程的混乱,容易引发舞弊行为。

(3)未能遵守业务流程。案件中废旧物资销售违反或颠倒了废旧物资销售业务的如下基本业务流程:业务批准→物资过磅→填单(包括磅码单和结算单)→交款→办出门单→门卫验单放行(包括复验或抽检)。而由门卫事先告知物资处复检通知,致使参与废旧物资销售舞弊的人知道复检则按过磅如实填报,不复检则以少量的废旧物资申报并取得出门单。

(4)不遵守业务单据控制管理原则。随意置放《磅码单》和《产品、材料转移结算单》,缺乏专人管理;单据管理不当,出现两种《产品、材料转移结算单》,其中一种没有编号,无法知道具体使用情况,因此无法核对销售业务的真实情况,也就无法做到内部的有效监控。

(5)废旧物资业务管理混乱。未能连续、完整、有效记录废旧物资的回收、登记、过磅、销售过程,导致在实际出入与回收和出售的数字统计较大的情况下,无法进行核实,又由于生产单位也缺乏废旧物资登记记录,无法从源头上进行最终的核查。

(6)规章制度没有实际发挥作用。在这起舞弊案件中,《废旧物资回收利用管理办法》《出入生产区管理制度》《现金有价证券管理办法》《资产管理总则》等相关制度都未能起到作用,大量的废旧物资得以顺利出门被违规处理,所获被违规人员中饱私囊,受损失的则是公司。

由于舞弊性质恶劣,这起案件的主要责任人物资处处长被给予党内严重警告处分和行政免去物资处处长职务的处理,其他人员也受到相应的处理。


法律风险:

企业缺乏有效的内部信息和沟通机制,将无法实现企业内部经营管理的有效控制,这会引发舞弊风险,即管理当局、董事、雇员或其中的一人或多人利用欺骗的手段采取下列行为,从企业获取不正当的或非法的经济利益。

1.制作虚假财务报告,即导致财务报告不实的故意行为。

(1)故意改变计费出账原则、修改计费数据,多计、少计收入;故意少计或多计成本,多计、少计存货、在建工程、固定资产等。

(2)虚构、隐瞒、删除交易或事项,编造虚假业务合同、虚开发票等。

(3)蓄意使用不当的会计政策及会计估计或利用关联方交易调节利润。

(4)伪造、变造会计凭证、会计账簿,隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务报告等。

(5)违反国家税法及相关法规的规定,故意偷逃税款。

(6)违反国家统一的会计制度和公司相关规定,严重影响公司会计报表公允表达的其他会计舞弊行为。

(7)隐瞒或删除应对外披露的重要信息。

2.收受贿赂、回扣,挪用、侵占资产等损害企业利益行为

(1)收受贿赂、回扣,支付贿赂或回扣,贪污、挪用、侵占、盗窃公司资金资产等。

(2)以虚假交易,套取资金。

(3)私设“小金库”、设置“账外资产”。

3.违反规定或未正确履行职责,给公司造成重大经济损失,且故意隐瞒损失事实的行为,主要包括:

(1)未经批准盲目对外投资,造成资金损失浪费。

(2)计划外建设或超概算投资,并造成工程项目长期闲置或浪费。

(3)擅自对外担保或向金融机构贷款以及对外拆借资金。

(4)经济合同不公平、商业交易不规范或廉价出售公司的资产。

(5)在招投标、采购过程中不正确履行职责,给公司造成损失。

(6)故意不履行或不正确履行职责,造成资产的损毁、丢失,或故意无偿出借、违规捐赠公司资产。

(7)泄露公司商业秘密,给公司造成资金、资产损失的其他故意行为。


防范措施:

为防范上述信息不畅导致内控缺失,引发企业内部出现舞弊行为造成损失,企业应采取相应应对措施。

首先,企业应建立一个适合企业自身经营的信息与沟通流程,既要保证对企业日常经营的适当监控,同时还要使企业内外部的信息能够顺畅的流通。企业的信息与沟通流程设置要结合企业自身的规模、所在行业、业务特点及发展目标等情况进行综合考虑,保证能够为企业的管理活动提供必要的信息。具体而言应做到如下几点:

(1)结合企业所在行业及自身的业务特点,企业按照适当集中或者分散的模式建立组织机构;

(2)组织机构设置应与企业的运营环境和发展目标相一致,同时应对监管部门及其他部门职责进行明确的划分;

(3)组织机构设置应便于企业各种信息的长传、下达,各部门之间信息的交换以及各业务活动间信息的传递。

企业应当制定严密的内部报告流程,充分利用信息技术,强化内部报告信息集成和共享,将内部报告纳入企业统一信息平台,构建科学的内部报告网络体系。企业内部各管理层级均应当指定专人负责内部报告工作,重要信息应及时上报,并可以直接报告高级管理人员。保证企业的所有者和管理人员获得与其职责和权限向匹配的企业经营信息。使得负责企业经营活动的管理人员与作为企业所有者的股东之间的沟通和交流渠道的畅通,同时也强化了对各级管理人员的进行管理活动责任的监管。

其次,企业应建立有效的反舞弊制度,使内部及与外部关系方的信息传递与沟通能够有效进行,以达到企业管理层提高管理效率又对管理层起到一定的监控的效果。可以采取以下具体措施来防范因舞弊行为产生的法律风险。

1.建立举报机制

(1)企业应保证内部信息的沟通渠道的畅通,通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息等渠道来获取企业的内部信息。使这些企业内部信息可以在企业内部各层次、各部分及企业的下属单位之间进行有效传递。员工可以通过投诉、举报信箱、举报热线等方式来反映可能存在的问题及意见。

(2)企业应与外部的关系方,如企业的外部投资者、债权人、客户、供应商、中介机构、政府监督管理部门等进行信息的沟通和反馈。对于企业经营管理人员可能存在的舞弊行为进行举报和投诉。

(3)建立对举报信息和记录的保密制度,确保举报信息接收和管理人员的独立性,严格规定举报人员接待、举报信息材料及档案的接触权限。对于负责接收、记录和处理举报的人员以及能够接触举报信息的人员应与其签署保密协议,约定其保密义务。加强对举报信箱、热线电话、电子邮箱的安全管理措施;严格区分举报信息管理和举报调查的职责分工;对于信息和档案的调用,履行严格的审批手续等。举报电话及信件可以采用匿名方式;对违规泄露检举人员信息或对举报人员采取打击报复的人员,根据公司相关规定进行处理,触犯法律的,移送司法机关依法处理。

(4)企业应定期检查举报渠道是否畅通和正常运行,并履行严格的保密措施。

2.明确反舞弊的职责

(1)明确企业各级人员对防范、控制和监督舞弊行为负有责任。各级领导对反舞弊工作负有领导责任,应严格履行职责,建立有效的反舞弊责任体系。

(2)按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则,由专人或者设立专门机构负责组织识别、评估舞弊风险及有效地监控公司的各种舞弊风险,以最大限度地降低舞弊风险。

3.建立反舞弊控制措施

(1)对公司经营活动全过程进行控制与管理,制定并形成一整套结构严谨、流程清晰、职责明确、执行有效的内部控制制度,规范管理人员和员工的经营行为。

(2)优化公司经济活动的管理流程,确定流程中的风险控制点,制定相应的控制措施和控制标准;建立风险控制的责任体系,将风险控制的责任和目标落实到每一个职能部门、每一个工作岗位,明确业务流程负责人、控制责任人,并实行相应的考核,以有效地规避公司风险。

(3)充分考虑舞弊风险,采取必要的审批、授权、认证、核对、不相容岗位分离、利益冲突检查、工作表现复核以及公司资产安全保护等内控措施,以有效地预防舞弊的发生。

再次,建立责任追究机制,追究舞弊行为责任人员法律责任。因舞弊引发的责任包括领导责任和直接责任。领导责任是指负有相应领导职权的管理人员在其主管或分管工作范围内因失职、失察导致舞弊事件发生,造成会计信息失真、隐瞒损失等应承担的后果。直接责任是指公司管理人员及其相关人员在其职责范围内,直接操作或参与相关决策,或授意、指使、强令、纵容、包庇他人等舞弊以及未履行、未正确履行职责等过失行为,造成会计信息失真、隐瞒损失等应承担的责任。对于这两种责任都应进行追究。此外,企业对已经发生的舞弊行为,除依照法律法规及企业内部的处罚规定,对相关责任人进行处理,追究其责任之外,触犯法律的,将移送司法机关处理。


作者:孙胜军

单位:北京市京师(聊城)律师事务所

联系方式:18678504976(微信同号)

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