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企业销售流程管理法律风险与防范

更新时间:2020-12-08 15:43:12点击次数:155次字号:T|T
相关介绍

经典案例

ZS公司为一服装生产企业,服装以出口为主。当年其他应付款——外协加工费余额1000万元,占公司当年利润的65%。外协加工费当年累计发生额占销售成本的22%。ZS公司销售管理现状如下:(1)由生产部经理负责是否委托、对外委托和验收;(2)财务部门对于公司对外委托的外协加工情况一无所知,财务对委托过程失去控制;(3)发生退货时,直接报生产部经理备案,生产部未设备查账簿,全凭生产部经理一人控制,财务部门同样失去监督。ZS公司销售活动的主要问题在于由生产部经理一人控制委托加工交易的全部过程,违背了正常的销售流程管理一般原则,很可能带来舞弊风险:(1)生产部经理可能会利用委托价格、委托数量、退货索赔等环节的内部控制漏洞,获取不正当利益;甚至在有些情况下即使公司具备相应生产能力,为获取不当利益,将生产订单对外委托,不仅浪费本公司产能,还增加企业生产成本。(2)经理绝对掌控对外协加工全部事宜,外协加工成本难以控制,甚至有可能产生虚假委托,造成公司利润损失。


法律风险

本案例反映出严格的销售流程管理对于企业的重要性。企业内部完全没有完整的销售流程设计,生产部经理权力过大,又缺乏应有的内部监督,“绝对的权力导致绝对的腐败”,销售风险被无限放大。由此可见,企业如果没有合理销售业务流程以及规章制度的设计,或者虽然有完整的流程设计以及相应的规章制度,但未能得到切实施行,甚至是在订单、信用审批、库存检查、合同审批、供货发货、开票以及记录等任何一个环节失控,都将会给企业带来相应法律风险。


1.没有设置合理完整的销售业务流程或者流程未能严格按照规定执行,不仅会使企业的销售活动陷入混乱,影响销售资金的收回,造成企业生产经营活动困难,还可能引发内部员工或外部第三人利用企业销售管理的混乱,实行营私舞弊行为进行违规销售,损害企业利益。

2.接受顾客订单环节设置不当可能导致企业接受虚假客户虚假订单、遭受欺诈风险以及接受不合格订单或者企业无法履行或完成订单的风险。

3.合同审批风险可能存在的风险包括:企业对业务员与顾客签订购销合同没有设置完善的合同标准和审批程序造成所签订合同不规范风险;虽设置合同相关标准和审批程序,但合同审批人越权审批超越职权范围的合同或审批人未能按照规定的价格标准和信用标准审核引发法律风险。

4.信用审批与库存量检查环节的设置确保合同审核准确严格的前提,该环节可能产生的风险包括:审批人越权审批信用将会导致赊销商品货款无法及时收回,企业坏账发生可能性加大;库存量检查提供信息不准确则可能影响销售员合同的订立,如误以为库存量少而失去签约机会,或超过企业供货能力签约导致企业违约,企业信誉受到损害。

5.未能设置严格的销售单供货、发货环节,产生仓库人员未经授权批准擅自发货风险。

6.未按编制向顾客开具账单和向顾客寄送没有连续编号的销售发票,造成开具虚假销售发票、未按批准的价格、数量、条件编制发票等风险。

7.未按规定记录销售或销售发票未经审核则可能产生销售情况无据可查以及多计或少计销售收入等法律风险。


防范措施

1.设置合理完整的销售业务流程并使之得到严格执行。企业销售活动基本流程应当包括如下环节:订单的接受与赊销的批准;销售合同的订立与审批;销售与发货;实物财产保管与会计记录;收款的审批与执行。每一环节都应有相应的规范和程序规定,以保证该流程能确保实施。

2.完善订单的证实和审核流程。现销的购货订单,订单需要销售部门经理的签字同意。销售部门收到赊销订单后,应送至信用管理部门办理批准。信用管理部门应根据企业的赊销政策以及顾客的授权信用额度来审批赊销业务。对每一新客户,均应进行信用调查,并据此授信;对原有客户则根据过去的交易记录确定是否维持既定授信额度。当客户难以提供其资信情况的资料时,企业也可以通过规定该客户每笔订单的最大供货数量进行控制。

3.完善销售通知单的编制和核实流程制度。销售部门收到客户的订货单以后,先应向发货部门询问所订货物是否有库存,如无库存,应及时通知客户,可在与客户协商后,与采购部门协调办理临时采购;如有库存,应及时编制销售通知单。销售通知单应进行统一编制,以完整和规范化的格式记录不同的客户订单内容,如所订货物的货号、数量、价格等,同时也应记录销售过程所需的各种授权和批准,为发运业务的执行和有关账册的记录提供书面依据。

4.理顺销售业务的执行流程。仓储部门应按照授权审批的销售通知单发货;发运通知单事前连续编号;执行发货后做好归档工作,定专人定期检查;在有关账册和销售通知单各副联上记录实际发货的品种和数量,一联交会计部门入账;包装部门应填制包装登记表,并记录工作量;运输部门人员独立验证后实施装运确保装运商品与销售、发货、包装各种单据记载保持一致性,运输部门应填写连续编号的装运凭证或提货单并按序归档。应保证有专人对上述环节进行独立监督,主要是清点和核对工作,以确保商品前后记载保持一致。5.销售发票的控制流程。开票人员根据客户购货订单、发货通知单等开具发票。要确保开票人应使用和保留连续编号的发票(包括作废的发票),独立于发运货物和开票的人员应定期检查事先连续编号的销售发票和发货通知单。主要注意以下几点:开票要连续编号,以保证发货即应开票,并方便将来核对;发票客户名称、发货数量、价格等内容记载应准确无误;确保任何环节都有独立复核程序;定期合算发票总额,并与实际销货与应收账款进行核对。

6.按销售发票编制转账记账凭证或现金、银行存款收款凭证,据此登记销售明细账和应收账款明细账或现金、银行存款日记账,确保将来任何销售活动都有据可查。


作者:孙胜军

单位:北京市京师(聊城)律师事务所

联系方式:18678504976(微信同号)



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